Aktenablage und Aktenplan

Quelle: Landeskirchliches Archiv Karlsruhe

Aktenablage

 
Die Ablage im Pfarramt, Dekanat etc. geschieht nach dem landeskirchlich einheitlichen Aktenplan. Jedoch ist nicht jedes Schriftstück ablage- bzw. archivwürdig. Ein großer Teil an Schriftstücken kann nach Kenntnisnahme bzw. Ablauf bestimmter Fristen kassiert (vernichtet) werden. Viele Unterlagen werden auch nur für die Organisation von Veranstaltungen, Unternehmungen etc. benötigt. Häufig werden diese Unterlagen in die Registratur abgelegt, die dadurch überfüllt und unübersichtlich wird. Die überfüllten Registraturordner bzw. die aus der Registratur gebildeten Akten werden dann aus Zeitmangel häufig ungesehen ins "Archiv" abgelegt. Die vorhandenen Raumkapazitäten können dadurch schnell aufgebraucht sein.
Das Archiv wandert dann häufig in feuchte Kellerräume oder auf undichte Dachböden. Eine langfristige Sicherung der Archive ist in solchen Fällen nicht gewährleistet. Die folgenden Unterpunkte sollen dieser Vorgehensweise Abhilfe leisten. Wichtig hierbei ist, dass bereits bei der Ablage von Schriftstücken zwischen Registratur- und sog. Hand- bzw. Organisationsakten unterschieden wird. Demnach sollen in die Registraturordner nur archivwürdige Schriftstücke gelangen. Hand- bzw. Organisationsakten werden in einer separaten Ablagestruktur geführt und können, nach Ablauf bestimmter Fristen oder wenn sie für die Organisation nicht mehr benötigt werden, kassiert werden.
 
Über die weiterführenden Links auf dieser Seite erhalten Sie zusätzliche Informationen und Downloads zu den Themen Registraturakten, Hand- und Organisationsakten, Bau-, Kindergarten-, Personal- und Veranstaltungsakten sowie eine Kassationsliste.
 
Quelle: Landeskirchliches Archiv Karlsruhe

Aktenplan

 

Die erste Registraturordnung für den Evangelischen Oberkirchenrat in Karlsruhe existiert seit 1831. Zusätzlich dazu trat zum 1. September 1897 eine Verordnung über die „Geschäftsführung der Dekanate und Pfarrämter“ in Kraft. Diese beiden Richtlinien wurden im Jahr 1950 zu einer neuen Archiv- und Registraturordnung zusammengefasst, die noch heute die Grundlage für den Aktenplan bilden.

Diese Archiv- und Registraturordnung bestand aus sieben Gruppen und erläuterte in den Vorbemerkungen ausführlich, wie eine Registratur anzulegen, eine ungeordnete Registratur zu ordnen und eine Registratur zu führen sei. Die korrekte Ablage von Schriftstücken, das Heften von Akten sowie die Zusammenlegung und Trennung von Akten wurden im einzelnen beschrieben. Auch wie und wann eine Akte geschlossen werden kann und wie ein Findbuch angelegt werden muss, war in dieser Verordnung festgelegt. Zudem wurden Hinweise zur richtigen  „Aufbewahrung der Akten und der Altregistratur bzw. Archiv“  gegeben.

Mit Wirkung vom 1. Juli 1974 wurde wiederum eine überarbeitete Registratur- und Archivordnung für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Baden eingeführt. Die Einführung dieser Registratur- und Archivordnung resultierte aus den in vielen Gebieten einsetzende Differenzierungen des kirchlichen Dienstes und Lebens.

Die größte Veränderung im neuen Aktenplan von 1974 war die Erweiterung des alten Aktenplans um eine Aktengruppe. Die Gruppe 7 (Geschäftsführung und Statistik) wurde zur neuen Gruppe 4 (Allgemeine Amtsführung und Verwaltung) und die alte Aktengruppe 4 wurde in Gruppe 7 (Gemeinde und ihre Gruppen) und Gruppe 8 (Diakonische Arbeit) aufgeteilt. Erläuterungen zum Anlegen einer Registratur oder eines Archivs enthielt diese Registratur- und Archivordnung nicht mehr so ausführlich wie es noch 1949 der Fall war.

Im Zuge der Veröffentlichung der „Verordnung zum Schutze des Archivgutes in der Evangelischen Landeskirche in Baden“ sowie der „Verordnung über die Benutzung des kirchlichen Archivgutes“, wurde im Mai 1989 auch ein neuer Aktenplan erstellt, wobei die 8 Aktengruppen beibehalten wurden. Der neue Aktenplan brachte seinen Vorgänger lediglich auf einen gegenwartsnahen Stand. Zudem wurde das Stichwortverzeichnis im Anhang erweitert.

Seit 1974 ist der Aktenplan der Evangelischen Landeskirche in Baden für alle kirchlichen Dienststellen verbindlich. Das heißt, er wird sowohl vom Evangelischen Oberkirchenrat in Karlsruhe, als auch von Pfarr- und Kirchengemeindeämtern, Dekanaten, landeskirchlichen Werken und Verwaltungsstellen genutzt. Er ist in seiner Darstellung als Gerüst aufzufassen und kann, wenn nötig, erweitert bzw. ergänzt werden.

Auf dieser Seite finden Sie neben der Geschichte des Aktenplans noch eine Beschreibung der verschiedenen Aktengruppen sowie eine Übersicht über den Aktenplan zum Download. Zudem erhalten Sie hier den differenzierten Aktenplan von 1989 als pdf-Dokument sowie ein ausführliches (über 200 Seiten umfangreiches) Stichwortverzeichnis zum Aktenplan.

Michael Hallerberg, MRes - Archiv- und Registraturpflege in Pfarrämtern, Dekanaten, Verwaltungsämtern
 
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