Fragen zum Ablauf der Datenerhebung

Wer ist für die Gebäudeerfassung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenerfassung ist pro ki ba GmbH |kirchliches bauen, eine der Tochtergesellschaft der Evangelischen Kirche in Baden und der Evangelischen Stiftung Pflege Schönau. Vor Ort ausgeführt wird die Datenerfassung von der Kips GmbH aus Bamberg, die als 100 %-ige Tochter der Joseph-Stiftung - kirchliches Wohnungsunternehmen, große Erfahrung im Bereich Bestandserfassung kirchlicher Gebäude hat.

Müssen Gemeinden, die schon mehrfasch erfasst sind (auch von pro ki ba) nochmals erfasst werden?

Grundsätzlich ja, um die Vergleichbarkeit der erhobenen Daten zwischen Gemeinden und  Kirchenbezirken sicherzustellen. Wurde ein Gebäude in den letzten beiden Jahren bereits nach den Kriterien des Liegenschaftsprojektes erhoben, dann muss dieses Gebäude nicht mehr komplett erhoben werden.

Die Daten im Liegenschaftsprojekt unterscheiden sich von Daten, die z.B. im Rahmen der EMAS-Qualifizierung zum Grünen Gockel, Sparflamme oder HAPT erhoben werden.

Wann werden unsere Gebäude erfasst?

Das Dekanat wird Sie über den Zeitplan der Gebäudeerfassung informieren. Die Kips GmbH wird sich dann in einem Zeitraum von vier Wochen vor der Vorortbegehung mit den Ansprechpartnern der Kirchengemeinden in Verbindung setzen.

Wie läuft die Erfassung vor Ort ab? Was genau wird erfasst?

Durch Fachleute der Kips GmbH werden alle Gebäude der Kirchengemeinde in Augenschein genommen und baufachlich bewertet. Dabei werden, nach einer Sichtprüfung von außen, alle Räume begangen (einschließlich Keller und Dachboden) und notwendige Vermessungen und aktuelle Fotodokumentationen vorgenommen. Für die Erfassung Vorort ist, eine Begleitperson zwingend notwendig. Sie sollte bei der Begehung immer anwesend sein, nach Möglichkeit die technische Ausstattung des Gebäudes kennen und Zugang zu allen Räumen haben. Für die Außenerfassung sollte gewährleistet sein, dass alle Gebäude und Grundstücksflächen ohne Hindernisse zu erreichen sind. 

Wie muss man sich den Ablauf vor Ort vorstellen?

  • kurzes Gespräch mit den Verantwortlichen der Kirchengemeinde und der Begleitperson
  • Überprüfung der aktuellen Daten, wie Postanschrift, Gebäudeliste und Nutzung etc.
  • Besonderheiten klären, Überblick verschaffen
    -> Zeitdauer ca. ½ Std.
  • Begehung und Datenerfassung mit der Begleitperson, Planprüfung
    -> Zeitdauer ca. 2 Std. pro Gebäude

Muss jemand von der Kirchengemeinde bei der Erfassung mit dabei sein?

Ja, für die Terminkoordinierung und den Vor-Ort-Termin soll jede Gemeinde einen konkreten Ansprechpartner benennen. Die Kips wird sich dann direkt mit diesem Ansprechpartner in Verbindung setzen. Dieser sollte die Gebäude kennen und bei der Begehung über alle Schlüssel verfügen.

Wie können wir die Gebäudeerfassung unterstützen?

Sollten Sie zum vereinbarten Termin der Vorortbegehung

  • aktuelle Gebäudepläne
  • Informationen zur Haustechnik
  • Unterlagen zu Gebäudesanierungen

oder ähnliches zur Hand haben, so halten Sie diese bitte in Kopie zur Weitergabe an die  Kips GmbH bereit.

Können Belegungsnachweise auch nachgereicht werden ?

Nein … Die Belegungsnachweise können dem Kirchenbezirk bzw. der Kirchengemeinde als Momentaufnahme zur Nutzung / Belegung helfen. Die Belegungsnachweise werden in der Datenanalyse der prokiba GmbH ausgewertet und bei einer "Datenübergabe"-Klausurtagung vorgestellt. Eine nachfolgende Änderung der Erhebungsdaten ist daher nicht mehr möglich.

Übergabe der erhobenen Daten an den Bezirkskirchenrat

Das Ergebnis der Datenerhebung und -analyse wird im Rahmen einer Klausurtagung im Kirchenbezirk vorgestellt und die Daten allen Gemeinden übergeben. Im Anschluss daran hat der Kirchenbezirk neun Monate Zeit, gemeinsam mit den Kirchengemeinden den Masterplan zu arbeiten. Ziel des Liegenschaftsprojektes ist es, im Masterplan eine strategische Planung festzuhalten, damit die Gemeinde mittel- bis langfristig eine gute Finanzplanung erreichen kann. Es sollen noch keine Maßnahmen oder Lösungen erarbeitet werden.

Wie sieht die Rückmeldung aus (feedback), nachdem Liegenschaften in der Gemeinde aufgenommen wurden? Zeitplan? Dekanat zuerst à Gemeinde?

Im Anschluss an die Erfassung werden die erhobenen Daten von prokiba analysiert und um Strukturdaten ergänzt, die für eine strategische Planung auf kirchenbezirklicher Ebene von Bedeutung sind. Danach werden die Daten im Rahmen einer Klausurtagung dem Kirchenbezirk und dann anschließend den Gemeinden zur Weiterarbeit übergeben. An den Termin zur Datenübergabe schließt sich eine 12-wöchige Klärungsphase an, in der Fragen zu den Daten beantwortet bzw. geklärt werden können. Der Kirchenbezirk wird den Prozess mit den Gemeinden vor Ort individuell gestalten. Neun Monate später wird der bis dahin erarbeitete Masterplan vom Bezirkskirchenrat beschlossen werden, nachdem zuvor die Bezirkssynode angehört wurde.

 
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